Comoda, veloce e anche green: tra le caratteristiche della PEC, c’è anche quella di essere una soluzione ecologica. Consente infatti di eliminare la carta nelle comunicazioni e nello scambio documentale con la pubblica amministrazione e tra privati, contribuendo quindi alla riduzione dell’impatto ambientale. La PEC sostituisce la raccomandata cartacea, evita di dover stampare e spedire documenti, è utile per la trasmissione della fatturazione elettronica e dell’ordine elettronico via NSO, efficaci strumenti della digitalizzazione del ciclo dell’ordine.
Certo può sembrare che servirsi della posta elettronica certificata sia una piccolezza: si può pensare che non sarà il proprio ufficio a salvare la Foresta Amazzonica o a evitare l’inquinamento, ma bisogna invece capire che l’atteggiamento corretto del singolo va a comporre un più ampio mosaico di comportamenti virtuosi. Se tutti sfruttassero la digitalizzazione per ridurre davvero l’utilizzo della carta, ecco che allora la situazione avrebbe positive ricadute rilevanti sull’ambiente. Si tratta quindi di contribuire nel proprio piccolo, per un vantaggio comune più grande. In quest’ottica, appare evidente come servirsi della PEC sia un efficace metodo per raggiungere l’obiettivo di una gestione documentale “verde”. Vediamo come.
Carta nella PA, troppi costi e alberi abbattuti: il contesto
Innanzitutto, è necessario contestualizzare il fenomeno e capire come mai sia importante puntare sulla digitalizzazione – e la PEC – come soluzione sostenibile. La carta è la materia con cui si concretizza la burocrazia della pubblica amministrazione. Vengono subito in mente moduli, documenti, raccomandate, fogli di ogni genere, deteriorabili, facili da perdere, lunghi da compilare. Un tempo non c’era alternativa, ma ora sì. La tendenza sta cambiando, grazie alle politiche che spingono verso la digitalizzazione dei processi e la dematerializzazione documentale. Si sta compiendo un percorso virtuoso e c’è sempre più consapevolezza sulla materia. La questione certo è annosa, i problemi che questo accumulo di carta comporta, tra costi eccessivi, rifiuti da smaltire e pesante impatto ambientale, non sono noti solo adesso. Già nel 2010 si prendeva coscienza della situazione. Infatti, nel corso della XVI legislatura, il senatore Alessio Butti aveva presentato un’interrogazione scritta, la numero 4-02825, con cui chiedeva di ottimizzare l’utilizzo della carta nella pubblica amministrazione, evidenziando che i documenti venivano stampati in più copie e nemmeno con modalità fronte-retro. Un grande spreco di fogli e di risorse. L’allora ministro per la Pubblica amministrazione e innovazione Renato Brunetta aveva risposto spiegando che le disposizioni contenute nel CAD – Codice dell’amministrazione digitale consentono attraverso la messa in pratica delle azioni di dematerializzazione, di ridurre in modo significativo i costi della carta, con benefici anche sul relativo impatto ecologico. Brunetta citava nella sua risposta proprio la PEC come strumento ottimale per ridurre la carta, evitando alla pubblica amministrazione e ai cittadini i costi delle molte meno “green” raccomandate postali.
Due anni dopo, nel 2012, un report dell’Osservatorio fatturazione e dematerializzazione del Politecnico di Milano ha descritto in numeri la situazione, spiegando scientificamente come davvero risparmiare sulla carta abbia conseguenze sulla salvaguardia dell’ambiente. La ricerca si focalizzava sull’utilizzo dei documenti commerciali, ritenendo che annualmente se ne potessero dematerializzare quarantacinque miliardi, per un totale di seicento miliardi di fogli. A livello economico, il risparmio totale per l’Italia sarebbe stato di duecento miliardi di euro. Ma i numeri sono enormi anche relativamente all’impatto ambientale. La dematerializzazione di tanta carta avrebbe portato secondo la ricerca del Politecnico a salvare dall’abbattimento ventiquattro milioni di alberi, con la conseguente riduzione di quattro milioni di tonnellate di emissioni di anidride carbonica.
La lezione però è ardua da imparare e, al 2019, non si è arrivati ancora allo “zero carta”. A settembre di quest’anno infatti secondo il portale soldipubblici.gov.it la spesa di tutti gli enti pubblici per la categoria denominata “carta, cancelleria e stampati” ammontava a 335.932,17 euro, in crescita rispetto al settembre 2018 che era di 215.12,05 euro.
Il ruolo “green” della PEC
In questo contesto di sforzi per cercare di ridurre la carta e andare verso una gestione documentale sostenibile, la PEC svolge un ruolo molto importante. La posta elettronica certificata ha il valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma è completamente digitale e non richiede affatto la compilazione di moduli cartacei. Oltretutto, allegando file alla PEC si potranno trasmettere i documenti del caso evitando di stampare e produrre plichi di fogli. Anche la conservazione ovviamente è del tutto digitale, non è dunque necessario effettuare lo smaltimento dei rifiuti: basta rimuovere i file vecchi o ridondanti dal proprio archivio informatico, senza dover mandare al macero tonnellate di carta – con conseguenti sprechi e anche spese aggiuntive per rispettare la normativa in materia. Queste conseguenze dell’uso della PEC sono utili sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni, l’obiettivo è comune ed è ridurre il proprio impatto ambientale e, nel mentre, anche guadagnarci in termini di risparmio economico e di velocizzazione dei processi.
Ma c’è di più. La PEC ha un ruolo sia nella fatturazione elettronica che nello scambio dei documenti d’ordine elettronici via NSO – Nodo Smistamento Ordini. In entrambi i casi, la PEC è uno dei canali di comunicazione sia per la trasmissione che per la ricezione di fatture e documenti d’ordine. Nel caso della fattura elettronica, il mittente può inviare la fattura via PEC all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, il destinatario invece riceverà sulla propria PEC la fattura dopo che questa è transitata dallo SDI – Sistema di interscambio. Riguardo alla trasmissione degli ordini invece, obbligatoria in modalità digitale per i fornitori della Sanità pubblica dal 2020, il mittente potrà trasmettere il documento al NSO anche via PEC utilizzando l’indirizzo nso@pec.sogei.it. Considerando l’utilizzo della PEC in questi due sistemi di scambio documentale telematico, è chiaro come tale strumento contribuisca anche in questo modo a ridurre la quantità di carta e a rendere più ecologiche le procedure, lavorando in sinergia con gli altri mezzi digitali della pubblica amministrazione. Strumenti pensati proprio per digitalizzare ed evitare la carta.
L’articolo è parte di un progetto di comunicazione editoriale che Agendadigitale.eu sta sviluppando con il partner Aruba.
