La fattura semplificata è un documento commerciale veloce e pratico, utile in circostanze in cui si debba fatturare un’operazione con un importo di piccola entità. Il Ministero dell’economia e delle finanze da maggio 2019 ha alzato il limite delle operazioni per cui è consentito l’utilizzo di questo strumento a quattrocento euro, mentre in precedenza il tetto era fissato a cento euro. La fattura semplificata quindi è un utile strumento per commercianti, professionisti e imprese, che ha lo stesso valore legale della fattura elettronica ordinaria ma richiede meno dati. Vediamo i dettagli, la normativa di riferimento e le caratteristiche tecniche.
Fattura semplificata, cos’è e quando si usa
La fattura semplificata è un documento fiscale che ha lo stesso valore legale della fattura elettronica standard, ma che richiede l’utilizzo di meno informazioni per essere compilata e venir ritenuta valida. La legge prevede che si possa usare questa modalità di fatturazione per operazioni con un importo contenuto. Il tetto, secondo le disposizioni di legge, a partire dal maggio 2019 è stato fissato a quattrocento euro. In precedenza era stato indicato a cento euro.
Si tratta quindi di uno strumento commerciale estremamente utile per professionisti e aziende, perché consente di velocizzare il processo di fatturazione. Il documento, che può essere composto rapidamente utilizzando pochi dati, ha esattamente gli stessi usi della fattura normale anche se, a parte l’ammontare del valore delle operazioni, ci sono altre restrizioni al suo utilizzo.
Fattura semplificata, quando non si può usare
La fattura semplificata viene utilizzata per qualsiasi cessione di beni e servizi di importo compreso entro il limite massimo dei quattrocento euro. Tuttavia, come riportato dall’articolo 21 bis della legge numero 633 del 1972, sono escluse le seguenti operazioni:
- Cessioni di beni e servizi intracomunitarie
- Operazioni di reverse charge, per cessioni di beni e prestazioni di servizi svolta da un soggetto passivo debitore dell’imposta in uno Stato estero.
Ovviamente, non si può utilizzare la fattura semplificata nemmeno per operazioni di valore superiore al tetto indicato.
Chi può emettere fattura semplificata
Possono emettere fattura semplificata tutti i soggetti che hanno partita Iva:
- Imprese
- Professionisti
Non ci sono categorie professionali o settori produttivi esclusi dalla possibilità di emettere tale strumento di fatturazione. Particolarmente utile risulta servirsi della fattura semplificata per i titolari di esercizi commerciali.
Fattura semplificata, la normativa di riferimento
La fattura semplificata è stata introdotta la prima volta dall’articolo 21 bis della legge sull’Iva, la numero 633 del 1972. La legge infatti ha indicato le regole per semplificare le procedure di fatturazione attraverso l’uso di un documento fiscale più snello, che richiedesse meno dati per avere comunque valore legale.
Si indicava in particolare in questa legge che il tetto massimo delle operazioni per cui è consentita l’emissione della fattura semplificata era di cento euro, oppure serviva per operazioni precedenti da rettificare.
Fattura semplificata 400 euro
Con il Decreto del 10 maggio 2019 del Ministero dell’economia e delle finanze, provvedimento entrato in vigore il 24 maggio 2019, ha innalzato il tetto delle operazioni per cui è consentita l’emissione della fattura semplificata. Se in precedenza il limite massimo era stato fissato dalla legge a cento euro, ora l’importo massimo è di quattrocento euro. Per operazioni oltre questa cifra non è possibile servirsi della fattura semplificata.
L’ampliamento del limite massimo dell’importo delle operazioni ha permesso una maggiore diffusione dell’utilizzo della fattura semplificata. In particolare, i commercianti e i micro imprenditori possono utilizzare la fattura elettronica semplificata al posto dello scontrino elettronico, senza quindi dover ricorrere all’installazione del Registratore telematico.
I vantaggi della fatturazione semplificata
Per le aziende e i professionisti disporre di uno strumento fiscale comodo e veloce come la fattura semplificata, è una risorsa che migliora la quotidianità del personale dedicato alle pratiche fiscali. I vantaggi di questo sistema di fatturazione sono:
- Velocizzazione delle procedure: risulta più rapida l’operazione di fatturazione perché è richiesta una compilazione meno articolata del documento;
- Ridotto rischio di errori: un’attività di data entry ridotta si traduce in minori possibilità da parte del personale amministrativo aziendale o del professionista di commettere errori nella compilazione;
- Contrasto ai pagamenti in nero: la fattura elettronica semplificata è uno strumento facile e utile per operazioni di piccola entità che potrebbero essere svolte con pagamenti in contanti in nero, senza comunicazione al Fisco.
Differenza tra fattura ordinaria e fattura semplificata
La differenza tra la fattura elettronica ordinaria e la fattura semplificata è solo nella compilazione dei due documenti. Il valore legale infatti è lo stesso.
Come compilare la fattura semplificata
Come spiegato, la fattura semplificata richiede l’impiego di meno informazioni rispetto alla fattura ordinaria. I dati che è necessario inserire sono:
- La data di emissione del documento e il numero progressivo per identificarla in modo univoco;
- I dati del prestatore (il soggetto che vende un bene o una prestazione di servizi). Questi includono: numero di partita Iva, denominazione o ragione sociale, dati anagrafici (nome, cognome, residenza)
- Codice fiscale o partita Iva del cliente, se stabilito in altro Stato dell’Unione europea servirà il numero di identificazione Iva di quel dato Paese
- Descrizione breve dei beni o dei servizi ceduti;
- L’ammontare totale del costo dell’operazione e l’aliquota Iva che viene aggiunta;
Nel caso la fattura semplificata sia emessa per rettificare una precedente fattura, sarà necessario inoltre inserire i riferimenti per individuare le fatture da modificare.
Come inviare la fattura semplificata
La fattura semplificata di base è una fattura elettronica come quella ordinaria e come quella B2G, basata sul formato standard documentale XML. Per creare correttamente questo documento commerciale e inviarlo sono necessarie soluzioni some software, servizio web o app. La fattura una volta creata viene inviata allo SDI – Sistema di interscambio esattamente come succede alle altre tipologie di fatture. Lo SDI si occupa di controllare che sia tutto a posto e poi smista la fattura indirizzandola al corretto destinatario.
Software fattura semplificata
Per creare una fattura semplificata, è necessario dotarsi di un apposito software di gestione documentale che sia in grado di produrre e gestire documenti in formato XML. Si tratta infatti del formato individuato dal legislatore per l’emissione delle fatture elettroniche, non è leggibile in linguaggio naturale e quindi richiede un apposito programma per essere composto.
Sul mercato esistono diverse opportunità da parte di service provider qualificati che offrono alle aziende i loro prodotti in materia di fatturazione elettronica, comprendendo anche la possibilità di realizzare la fattura semplificata. Oltre a ciò, l’Agenzia delle Entrate tramite il proprio portale permette agli utenti di scaricare un software gratuito per la fatturazione elettronica.
La procedura web dell’Agenzia delle entrate
L’Agenzia delle entrate consente anche di servirsi di una procedura web service per realizzare documenti in XML, sia fatture elettroniche ordinarie che semplificate o verso la pubblica amministrazione. Una comodità soprattutto per quei professionisti che emettono poche fatture nel corso dell’anno, ma una soluzione poco pratica per i soggetti IVA che invece devono gestire una mole maggiore di fatture verso numerosi clienti diversi. La procedura è disponibile sul portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle entrate. L’utilizzo è molto semplice. Viene innanzitutto richiesta una connessione internet (a differenza invece del software gratuito che funziona in modalità stand alone e permette di predisporre fatture anche senza connessione di rete). Dal menù “Servizi disponibili” bisogna scegliere il link “fatturazione elettronica” dall’omonimo box.
Si apre poi una nuova schermata. Dal primo box “crea un nuovo file” bisogna selezionare la tipologia di fattura che si intende creare (Fattura ordinaria, fattura semplificata o Fattura PA). Poi, l’iter prevede l’inserimento dei dati del prestatore (cioè chi fornisce i beni e servizi, il venditore). In realtà, queste informazioni possono già essere inserite perché il sistema è in grado di comunicare in interoperabilità con l’Anagrafe tributaria, fornendo quindi tutti i dati necessari del contribuente. L’utente può tuttavia modificare a suo piacimento tutti i dati. Allo stesso modo, per i dati del cliente, sarà possibile condurre una verifica in tempo reale sulla correttezza del codice fiscale o del codice destinatario del cliente, proprio per la capacità di comunicazione del sistema con l’Anagrafe tributaria. In seguito, vanno inseriti i dati relativi alla fattura vera e propria, cioè l’importo e l’aliquota IVA da applicare.
Dopo aver controllato che tutti i dati inseriti siano corretti, si può cliccare sul tasto “Invio” e la fattura semplificata sarà inviata al Sistema di Interscambio – SDI.
App fattura semplificata
L’Agenzia delle entrate ha messo a disposizione degli utenti anche un’app, che si chiama Fatturae. Possono servirsene solo i titolari di partita IVA che fanno fattura per se stessi (perciò si tratta solo di imprese individuali e liberi professionisti). L’app offre un servizio completo in materia di fatturazione elettronica. È infatti possibile servirsene per creare la fattura in formato XML, scegliere la tipologia di fattura (tra cui la fattura semplificata) e poi trasmetterla allo SDI, che si occuperà di inviarla al giusto destinatario. L’app Fatturae è disponibile su Apple Store e Play Store a seconda del sistema operativo di cui si dispone, se iOS o Android. L’operazione è consentita solo su smartphone e tablet e ovviamente serve una connessione internet.
Dopo aver scaricato l’app Fatturae, fare la fattura semplificata è davvero facile e veloce. In pochissimi passaggi infatti questa applicazione consente di predisporre e inviare il documento. Bisogna innanzitutto accedere all’app inserendo le credenziali che solitamente vengono usate per i servizi telematici dell’Agenzia delle entrate. I propri dati a quel punto compariranno in automatico. Bisognerà poi scegliere da un menù, tra le varie opzioni di fatturazione disponibili, la modalità fattura semplificata. Una volta selezionata fattura semplificata, l’app permette all’utente di scegliere se preferisce generare una vera e propria fattura semplificata per una nuova prestazione di beni e servizi oppure se procedere alla rettifica di una precedente fattura tramite una nota di credito.
Si devono quindi inserire i dati della fattura, poi i dati del cliente. Anche in questo caso, la possibilità di automatizzazione della procedura è presente, con vantaggi per entrambi le parti. Ci sono infatti tre differenti metodi di inserimento:
- Manualmente, inserendoli uno per uno
- In automatico, perché si possono memorizzare sull’app. Un sistema utile se il cliente è ricorrente
- Tramite QR Code, effettuando una lettura istantanea al momento della cessione del bene o servizio.
Sarà importante che la fattura riporti non solo i dati anagrafici del cliente ma anche la sua ragione sociale. Una volta predisposta la fattura semplificata e aver controllato i dati, la si può inviare allo SDI. L’app consente anche di accedere al portale Fatture e corrispettivi dell’Agenzia delle entrate per consultare tutte le fatture semplificate che si sono emesse e verificare eventuali comunicazioni da parte del Sistema di interscambio, come per esempio le possibili note di rigetto della fattura.
Fattura semplificata di cortesia, che cos’è
Una volta emessa la fattura semplificata in modalità elettronica, come previsto dalla legge, il commerciante o il professionista possono stampare una copia cartacea della fattura. Questa prende il nome di “copia di cortesia” e non ha un particolare valore ma può essere utile al cliente per tenere traccia dell’operazione appena svolta in via elettronica. Le fatture elettroniche ricevute, anche quelle semplificate, vengono comunque riepilogate nella propria area personale sul portale istituzionale dell’Agenzia delle entrate.
