DOMANDA
Avrei alcune domande riguardo questo articolo.
Dovremmo inviare le dichiarazioni ai nostri clienti.
Solitamente le firmiamo con firma digitale, lasciandole in formato PDF.
Molti dei nostri clienti sono esteri. Come possiamo fare per chiedere loro di rinviarci i modelli firmati in digitale? Cosa possiamo proporgli?
Inoltre, è necessario e obbligatorio che il cliente ci restituisca le dichiarazioni firmate per ricevuta?
Grazie in anticipo.
Giulia Ravelli
RISPOSTA
Inizio col rispondere all’ultima domanda. Se la consegna della dichiarazione al cliente avvenisse “a mano”, sarebbe opportuno farsi rilasciare una ricevuta, se invece la dichiarazione fosse spedita per email ritengo che non vi siano altre precauzioni da osservare, a condizione ovviamente che le mail siano conservate a norma. Se poi la dichiarazione fosse spedita al cliente a mezzo Pec, il problema sarebbe risolto.
Come da me indicato nell’articolo da lei segnalato, gli obblighi sono distinti tra professionista-intermediario e cliente.
Il professionista/intermediario
Il professionista/intermediario, ai sensi del comma 6 dell’articolo 3 del DPR 322/1998, rilascia “…al contribuente o al sostituto di imposta, anche se non richiesto,
- l’impegno a trasmettere in via telematica all’Agenzia delle entrate i dati contenuti nella dichiarazione, contestualmente alla ricezione della stessa o dell’assunzione dell’incarico per la sua predisposizione;
- entro trenta giorni dal termine previsto per la presentazione in via telematica, la dichiarazione trasmessa, redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1 e copia della comunicazione dell’Agenzia delle entrate di ricezione della dichiarazione”.
Il professionista/intermediario può conservare, in luogo del modello, la copia (file) di ciascuna dichiarazione inviata, perfettamente coincidente con l’originale consegnato al contribuente e corrispondente nel contenuto al file trasmesso all’Amministrazione finanziaria. Le copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente. Inoltre, attesa la natura di documento informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004 (adesso DMEF 17 giugno 2014).
Il cliente
Il comma 9 dell’articolo 3 del DPR 322/1998 prescrive che “I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti di cui ai commi 2-bis e 3,” siano tenuti a conservare “per il periodo previsto dall’articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato con il provvedimento di cui all’articolo 1, comma 1, nonché i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre la dichiarazione. L’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti.”
Il cliente provvisto di firma digitale
Se il cliente è residente, può dotarsi di un dispositivo di firma rilasciato da un Ente Nazionale a ciò abilitato, quindi non avrà problemi a sottoscrivere digitalmente la dichiarazione, facendosi carico di provvedere alla sua conservazione a norma, alla stregua di qualsiasi altro documento informatico.
Se il cliente non fosse residente, dovrebbe dotarsi di un dispositivo di firma conforme allo standard eIDAS approvato con regolamento UE Regolamento n° 910/2014, considerato che l’articolo 25, comma 3, prescrive che “Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri”.
Il cliente sprovvisto di firma digitale
Il professionista / intermediario, per evitare la stampa della dichiarazione, potrebbe far sottoscrivere al cliente la dichiarazione con firma grafometrica, e, se il cliente non fosse in condizioni di conservare a norma il documento informatico, potrebbe farsi delegare ad effettuare la conservazione per suo conto.
Ultima ratio, il professionista/intermediario potrebbe a stampare la dichiarazione e spedirla (o consegnarla) al cliente, che dovrebbe apporre la sua firma e conservarla analogicamente.
Una possibile via d’uscita
Lungi da me l’intenzione di alimentare false attese, ma le norme sopra richiamate (e, in particolare, il comma 6 dell’articolo 3) non prevedono l’obbligo di sottoscrizione della dichiarazione da consegnare al cliente da parte del professionista/intermediario. Si potrebbe anche sostenere quindi la insussistenza dell’obbligo, sia perché la legge non lo prevede, sia perché il professionista/intermediario ha già firmato digitalmente la dichiarazione, compilata su incarico del cliente e tramessa all’Agenzia delle Entrate. La prova della correttezza, tempestività e completezza degli adempimenti effettuati è data dalla comunicazione dell’Agenzia delle entrate di ricezione della dichiarazione consegnata al cliente.
Accedendo a questa tesi, si risolverebbero tutti gli inconvenienti sopra rilevati, e si eviterebbe al professionista/intermediario di farsi carico delle problematiche, a lui estranee, connesse alle opzioni di firma che il cliente vuole adottare.
Mi auguro che tale interpretazione possa essere presto condivisa anche dall’Agenzia delle Entrate.
Per porre domande a Salvatore De Benedictis sul tema “Fatturazione Elettronica e Conservazione Digitale” è possibile inviare le proprie domande a: esperto@agendadigitale.eu
