Venerdì 4 giugno, nella sorpresa generale degli operatori del settore data l’assenza di qualunque preventiva comunicazione in materia, l’Agenzia delle Entrate ha aggiornato il proprio servizio di conservazione delle fatture elettroniche per rispondere alle esigenze degli operatori che non avevano tempestivamente aderito alla conservazione fornita in maniera automatica ed implicita a partire dall’avvio dell’obbligo del primo gennaio 2019. Vediamo di cosa si tratta e perché è un tema dagli impatti importanti.
Servizio di conservazione Agenzia delle entrate, i problemi
Si tratta di un problema ben noto agli operatori di settore, seppur forse passato in sordina visto il periodo di emergenza. Il 10 marzo 2021 scadeva il termine per la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse nel corso del 2019, termine poi prorogato a tempo scaduto dal Decreto Sostegni al 10 giugno 2021. La conservazione è ovviamente un obbligo di legge, previsto per i documenti rilevanti ai fini civilistici e fiscali dall’art. 39 del DPR 633/72 e dall’art. 2220 del codice civile; è però ormai ben chiaro che la conservazione di un documento informatico (quale per legge è la fattura dal 1 gennaio 2019) va effettuata digitalmente con un sistema di conservazione a norma secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale e dai suoi provvedimenti attuativi, in particolare il DMEF del 17/06/2014 per quanto riguarda i documenti rilevanti ai fini fiscali.
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La conservazione a norma è in effetti un obbligo tecnologicamente e normativamente complesso e operativamente critico; difficilmente può essere gestita direttamente dal contribuente che di solito si serve di operatori esterni per il servizio. Peraltro, il legislatore, onde evitare che con l’avvio dell’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica si ingenerassero oneri aggiuntivi per i contribuenti, aveva previsto che l’Agenzia delle Entrate mettesse a disposizione un servizio gratuito di conservazione delle fatture elettroniche (ne abbiamo trattato con dettaglio qui e qui); servizio che però doveva essere attivato espressamente e che inviava automaticamente in conservazione soltanto le fatture emesse dal giorno successivo a quello di adesione, mentre per quelle già emesse era possibile esclusivamente una laboriosa procedura manuale (una fattura alla volta), magari proprio prelevate dal portale Fatture e Corrispettivi.
Come ormai è storia, complici una lunga serie di fattori (dalle mille emergenze connesse alla pandemia alla difficoltà di distinguere chiaramente tra il servizio di consultazione delle fatture elettroniche e il servizio di conservazione), molti operatori si sono ritrovati a febbraio del 2021 con diversi mesi di fatture 2019 da conservare, dovendo scegliere se sottoscrivere onerosi contratti con conservatori privati o sobbarcarsi di un considerevole lavoro manuale per mandarle in conservazione sfruttando il servizio dell’Agenzia.
La nuova adesione retroattiva
La mattina di venerdì 4 giugno è invece stata rilasciata la nuova versione del Servizio di Conservazione dell’Agenzia delle Entrate, sempre accessibile dal portale Fatture e Corrispettivi, con aggiornamento dell’accordo di servizio e del manuale di conservazione (sono 2 principali documenti che regolano il servizio stesso). È ora possibile, sia per chi aderisce per la prima volta che per chi revoca la precedente adesione per aderire nuovamente, indicare la data da cui si intende attivare retroattivamente la conservazione (tipicamente, il 1° gennaio 2019). Così facendo, tutte le fatture transitate a partire dalla data prescelta verranno automaticamente portate in conservazione come previsto dall’art. 7 del nuovo accordo di servizio.
Attenzione: è espressamente previsto che tale data di efficacia sia pari o successiva al primo gennaio del secondo anno precedente a quello di adesione (il sistema in effetti impedisce la selezione di una data precedente). Insomma, non è possibile automatizzare la conservazione delle fatture 2018 (si pensi a quelle obbligatorie per la filiera dei carburanti) il cui termine per la conservazione era peraltro scaduto lo scorso 29 febbraio 2020.
Gli impatti
Si tratta sicuramente di un’innovazione estremamente positiva, peraltro richiesta a gran voce da tutti gli operatori di settore. Ma perché una innovazione così importante per così tanti operatori così vicino alla prima importante scadenza (il termine del 10 giugno 2021 per la conservazione delle fatture 2019), oggetto di apposita proroga a causa del ritardo di un gran numero di contribuenti, non è stata in alcun modo annunciata? Non ci è possibile effettuare una stima ragionata, ma dai contatti intercorsi con professionisti ed aziende siamo certi che si siano spese inutilmente tantissime giornate lavorative o molti soldi in contratti necessariamente pluriennali con conservatori terzi per poter adempiere nei tempi di legge.
Alla fine, crediamo che anche chi con lungimiranza aveva attivato il servizio di conservazione già nel 2018 non possa che trovare un simile atteggiamento quasi beffardo nei confronti di contribuenti e professionisti.
Conclusione
Cara Agenzia delle Entrate, riteniamo sia davvero giunta l’ora di rendere finalmente efficace, almeno dal punto di vista strettamente fiscale, il dettato del comma 6-bis dell’art. 1 D.L. 127/2015, che così recita: “6-bis. Gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 17 giugno 2014… (omissis) …si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio…”.
In che modo una fattura, magari firmata digitalmente, che sia archiviata ed accessibile tramite il servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche non rispetterebbe i requisiti di “…autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità…” previsti dall’art. 44 del CAD?
