Il Portale degli acquisti www.acquistinretepa.it è uno strumento quotidiano di lavoro per pubbliche amministrazioni e imprese e tutte le novità che lo riguardano sono inevitabilmente oggetto di grande attenzione da parte degli utenti. Solo qualche numero per dare l’idea delle dimensioni dell’attività che vi ruota intorno: utilizzando i vari strumenti disponibili – Convenzioni, Accordi quadro, Mercato elettronico della PA (Mepa), Sistema dinamico di acquisizione (Sdapa), gare su delega e in ASP (application service provider) – nel 2017 oltre 80mila punti ordinanti e 90mila fornitori hanno concluso quasi 700mila transazioni, corrispondenti a contratti di acquisto per circa 9 miliardi di euro. Si tratta di uno strumento particolarmente rilevante nell’ambito dei processi di governo e razionalizzazione della spesa pubblica.
AcquistinretePa, un processo “in divenire”
È evidente, dunque, che un importante progetto di modernizzazione e cambiamento quale quello intrapreso da MEF e Consip sul Portale sia vissuto con aspettative notevoli e una particolare sensibilità da parte di chi deve utilizzarlo quotidianamente. Un progetto che sarebbe più corretto definire un “processo” in divenire, vista la radicalità e la profondità degli interventi previsti, e che come tale ha vissuto nelle settimane scorse solo la prima di una serie di tappe.
Dallo scorso 19 febbraio – oltre ad avere un’interfaccia grafica rinnovata, e ad essere oggettivamente più intuitivo e facile da utilizzare – il Portale presenta infatti una nuova strutturazione di tutte le sezioni informative, delle vetrine delle iniziative e delle schede riassuntive, una nuova visualizzazione del catalogo, del carrello, del cruscotto dell’utente e un nuovo motore di ricerca dei prodotti ricco di filtri specifici. Queste sezioni sono state completamente rinnovate in una logica mirata a una migliore user experience, per essere semplici, intuitive e funzionali: quindi nessun eccesso di contenuti, messaggi immediati accompagnati da un design minimalista, valorizzato da icone semplici, testi grandi e immagini esemplificative, banner, pulsanti e link che guidano nella navigazione. Il tutto pensato per essere navigabile anche da smartphone e tablet, con un ulteriore vantaggio per gli utenti in termini di facilità e rapidità d’uso.
Ma questo è solo il primo passo di un progetto che prevede il completo rifacimento della piattaforma: nei prossimi mesi, infatti, saranno rinnovate anche le procedure negoziali, le fasi di abilitazione e gli strumenti di gestione del catalogo per le imprese, per cui il cambiamento arriverà anche nella piattaforma di negoziazione, il cuore pulsante del sistema di e-procurement.
Un cambiamento collaborativo
Come tutti i processi di cambiamento, uno dei fattori chiave da tenere in considerazione è l’impatto sugli utenti. Da questo punto di vista Consip ha messo in piedi una serie di strumenti di condivisione e collaborazione tali da permettere oggi di affermare che il nuovo Portale è stato realizzato in piena sinergia con i suoi utenti, amministrazioni e imprese.
Quanto prodotto è stato il risultato di un lavoro di ascolto e di collaborazione con gli utilizzatori del Portale stesso, portato avanti con survey a cui tutte le PA e le imprese hanno avuto la possibilità di partecipare e attività di user group con un numero selezionato di utenti. Anche grazie alle indicazioni degli utenti sono stati declinati i principi ispiratori del rifacimento: linguaggio più semplice, meno testi per dare maggiore evidenza alle azioni, navigazione ispirata ai principali siti di e-commerce, ricerca più flessibile e veloce. In sintesi, un portale che ha l’obiettivo di essere facilmente usabile e comprensibile anche per i fornitori, sempre più rappresentati da piccole, micro imprese fino a liberi professionisti, e che pertanto non parla un linguaggio “legalese”, fermo restando la responsabilità del rispetto della norma in capo al buyer della pubblica amministrazione.
Il cambiamento è stato annunciato con mesi di anticipo ed è stato accompagnato dalla pubblicazione di un prototipo e di un sito collaborativo che hanno avuto l’obiettivo di permettere agli utenti non solo di vedere ma anche di “sperimentare” il nuovo Portale, simulando la navigazione in tutte le principali sezioni informative oggetto del rilascio. L’utente, dopo aver selezionato il profilo di interesse (utente PA o utente impresa), ha potuto simulare la consultazione delle pagine informative sul Programma, sperimentare la navigazione dai nuovi menu, consultare le vetrine delle iniziative e dei bandi di gara e accedere a una scheda riassuntiva, simulare la consultazione del catalogo nella nuova modalità di visualizzazione.
Sempre nella logica del “cambiamento collaborativo”, e con l’obiettivo di raccogliere consigli e opinioni da chi è solito utilizzare il servizio, sul sito www.ilmomentodicambiare.it sono state pubblicate diverse discussioni attive, inerenti agli argomenti sui quali Consip sta ancora lavorando oggetto di rilasci successivi, ma anche una discussione generica per consentire di esprimere un’opinione generale sulle funzionalità del nuovo Portale. La survey per il gradimento sul prototipo pubblicata sul sito ha visto oltre il 75% di giudizi positivi e la quasi totalità di coloro che si sono espressi ha ritenuto il nuovo Portale semplice e intuitivo.
Infine, nella fase finale precedente il rilascio in esercizio, è stato dato un mese di preavviso agli utenti per programmare le attività di negoziazione in vista del temporaneo blocco della piattaforma che, comunque, ha avuto un impatto molto contenuto sugli utenti, limitandosi ad appena due giorni lavorativi.
Senza contare i numerosi strumenti di formazione che Consip ha messo in campo per facilitare il lavoro di amministrazioni e imprese. Prima tra tutte, la formazione on line, con l’organizzazione di oltre 120 webinar che hanno visto il coinvolgimento di quasi 6mila utenti nel corso del 2017, ma anche le guide operative di supporto, i filmati dimostrativi pubblicati sul canale YouTube di Consip e la sezione delle domande frequenti, completamente rinnovata in occasione della revisione di tutte le aree informative.
