Legal procurement, ecco perché digitalizzare il settore è un vantaggio

Il legal procurement è un settore cruciale, fulcro di importanti movimentazioni di denaro. La digitalizzazione influisce in modo positivo su questo ambito, apportando efficienza e ottimizzazione. Vediamo in che modo questo succede.

Il legal procurement

Il mercato legale è uno dei settori produttivi più importanti del Paese. Secondo i dati della Cassa Forense raccolti nel 2018, il volume d’affari degli avvocati iscritti agli albi ammonta, per l’anno 2017, a poco più di 13 miliardi di euro. Una cifra come questa suggerisce, da subito, che il legal procurement – ovvero l’acquisto di servizi legali di varia natura – sia un processo a tutti gli effetti importante, perché è in base a esso che si decide come vengono mossi flussi di denaro imponenti.

Il 51% del volume d’affari degli avvocati riguarda persone fisiche private. Scartiamo, almeno ai fini del presente contributo, questa porzione di mercato legale, perché ciascun individuo decide quale avvocato ingaggiare. Il 44,1% riguarda invece enti di varia natura (enti ed aziende pubbliche; piccole, medie e grandi imprese; persone giuridiche private come aziende, sindacati, ecc.): si tratta ancora di una cifra molto consistente – 5 miliardi e 700 milioni di euro. Con quali criteri vengono spesi questi soldi? Quando si passa dalle persone fisiche a quelle giuridiche, la domanda diventa estremamente rilevante. Tanto più se parliamo di enti ed aziende pubbliche (che spendono i soldi dei contribuenti) o di società che devono rendere conto a shareholders che, a vario titolo, vi investono dei soldi, rischiando il proprio capitale. Il legal procurement, infatti, è un capitolo di spesa delicato, per due ordini di problemi.

• Il primo è, per così dire, strettamente operativo: per una prestazione intellettuale complessa e importante come un servizio legale, come si stabilisce se la competenza e l’esperienza dell’avvocato sono adeguate all’incarico che si vuole assegnare? E come può farlo soprattutto in base a un compenso effettivamente “di mercato”, basato su un sano e realistico incontro tra la dinamica della domanda e quella dell’offerta?
• Il secondo ordine di problemi, purtroppo, ci porta a fare riferimento al tema della corruzione. Proprio perché si tratta dell’acquisto di una prestazione intellettuale di cui non è semplice stabilire oggettivamente un valore, il legal procurement si presta a essere veicolo di pratiche non trasparenti come finanziamenti illeciti e distribuzione di favori.

La procedimentalizzazione

Negli ultimi cinque anni, le Autorità competenti per il settore pubblico (Consiglio di Stato, Anac, Corte dei Conti) si sono poste questi problemi e hanno progressivamente delineato un quadro di regole chiaro e coerente per contribuire a risolverli. La parola chiave, dal suono burocratico ma ineccepibile nella sostanza, è “procedimentalizzazione”. In sintesi, significa che la scelta di un avvocato da parte di un ente (pubblico, in questo caso, ma la ratio non cambia se si passa al settore privato) deve seguire un iter che contribuisca a garantirne la trasparenza e correttezza. Vanno evitati (salvo casi estremamente circostanziati) scelte di legal procurement di tipo fiduciario, ovvero basate sulla semplice conoscenza dell’avvocato da parte dell’ente. Più specificatamente, il Consiglio di Stato (parere definitivo n. 2017/2018) ha individuato due prassi operative alla base della procedimentalizzazione del legal procurement:

• La prima è la creazione da parte degli operatori pubblici di un “elenco ristretto di professionisti o studi legali” – conosciuto in ambito pubblico anche con il termine “albo”, in ambito corporate privato anche con il termine “panel”;
• e lo svolgimento di “un effettivo confronto concorrenziale” tra gli avvocati regolarmente registrati nell’elenco/albo/panel in sede di affidamento.

Insomma: è necessario prima creare un pool di avvocati qualificati cui rivolgersi, con tutte le informazioni necessarie per provarne le competenze. Quindi, svolgere dei confronti concorrenziali che permettano di selezionare la soluzione migliore sulla base dei curricula e delle offerte economiche richieste per svolgere l’incarico.

Il percorso di digitalizzazione

Procedimentalizzare in direzione di elenchi/albi/panel e confronti concorrenziali – detti in gergo, soprattutto corporate, anche “beauty contests” – può sembra un invito logico e tutto sommato semplice a dirsi, ma è molto complicato a farsi senza adeguati presidi di digitalizzazione. Immaginiamo di costituire un elenco/albo/panel di avvocati procedendo in maniera “analogica”, o a basso tasso di digitalizzazione. La maniera base per procedere sarà chiedere un’email (al limite con lo sforzo di una PEC per quanto riguarda il settore pubblico) contenente il CV dell’avvocato. In questo modo, si riceverà una mole di informazioni difficile e onerosa da gestire e ordinare. Questo difetto “originale” si riverbererà necessariamente a valle del processo di legal procurement. Se i dati necessari al decision-making non sono sotto pieno controllo, risulterà impossibile svolgere confronti concorrenziali efficienti e trasparenti. Sarà difficile svolgere la procedura comparativa tra i profili più indicati, e scegliere razionalmente tra di essi quello migliore. Digitalizzare il legal procurement significa dunque allestire dei sistemi che ordinino dati e informazioni in modo da avere un albo/elenco/panel di professionisti davvero funzionale. I dati dovranno essere organizzati in modo tale che sia possibile

• in primis, sapere costantemente che coloro che fanno parte dell’albo/elenco/panel rispettano (o non rispettano) i requisiti minimi per essere considerati “attivi” a tutti gli effetti;
• potere filtrare agilmente tra tutti i requisiti per restringere il campo dei professionisti che potrebbero risultare gli affidatari di un incarico legale.

Allo stesso modo, digitalizzare il beauty contest significa renderlo più rapido, più efficiente, e anche più corretto nei confronti di chi vi partecipa. Sulla base dell’esperienza di 4cLegal, possiamo fare degli esempi di elementi digitali che vanno in questa direzione:

• è possibile inserire una data di fine del contest, prima della quale le offerte inviate dai professionisti per ottenere l’incarico rimangono inaccessibili anche all’ente che ha lanciato il contest stesso;
• possono essere generati dei file Excel in cui le offerte ricevute vengono presentate in maniera sinottica, in modo da poter valutare e comparare tutte le parti delle offerte stesse più agevolmente;
• le informazioni scambiate nell’ambito del contest tra l’ente che lo ha lanciato e i professionisti invitati a parteciparvi sono visibili a tutti, in modo che tutti gli attori siano sempre in una posizione paritaria.

I risultati della digitalizzazione del legal procurement

I risultati di una digitalizzazione virtuosa del processo di legal procurement possono essere accorpati sotto i concetti – intrecciati tra loro – dell’efficienza e della trasparenza. Il legal procurement risulterà più efficiente perché l’ente che acquista i servizi legali sarà molto più facilmente in grado di compiere una scelta informata, scegliendo l’offerta che coniuga in maniera migliore competenze e competitività economica. Gli stessi elementi che garantiscono efficienza sono quelli che garantiscono trasparenza: la scelta sarà più semplice non solo da compiere, ma anche da giustificare nei confronti di qualunque terza parte desideri svolgere un check. I profili di rischio finanziario e reputazionale del legal procurement vengono così minimizzati, ed anzi trasformati in segnale forte e chiaro sulla sostenibilità della Governance dell’ente.