La funzione degli acquisti sanitari è reduce da anni di tagli lineari, con una filiera ormai destrutturata a causa di una politica centralizzata che mirava al ridimensionamento della spesa sanitaria e ad una riduzione delle scorte che, prima della pandemia Covid, erano spesso considerate come voci negative di bilancio. La pandemia ha contribuito evidenziare le criticità e la necessità di cambi di paradigma a fronte anche del processo di digitalizzazione ed innovazione in atto. Il NSO – Nodo smistamento ordini in questo contesto ricopre un ruolo di rilievo.
Acquisti PA, tempo di bilanci: quali sfide attendono il procurement alla luce del PNRR
Inoltre, le funzioni di Risk Manager, Business Continuity e Cybersecurity in questa progressiva fase di metamorfosi avranno il dovere di supportare la funzione di e-procurement sanitario in modo tale da costruire organizzazioni sanitarie che, attraverso un approccio sistematicamente proattivo, sappiano immaginare e realizzare sistemi efficaci per gestire sia i rischi noti sia l’inaspettato. Di fatto, solo attraverso un e-procurement sanitario strategico, in grado di generare valore e innovazione, recuperare la propria discrezionalità e, al contempo, sperimentare nuovi approcci, si potrà garantire un SSN anti fragile e davvero efficiente. È tempo di agire: un’occasione come quella del PNRR è irripetibile.
NSO, lo scenario
A partire dal primo febbraio 2020 è stato reso obbligatorio per il Sistema Sanitario Nazionale (SSN) trasmettere gli ordini ai fornitori per l’acquisto dei beni tramite il Nucleo Smistamento Ordini (NSO). Inoltre, dal primo gennaio 2021, non si può più dar corso alla liquidazione e al successivo pagamento delle fatture che non riportino gli estremi dei corrispondenti ordini di beni validati dal NSO. Sempre a partire dalla stessa data è scattato l’obbligo per le Amministrazioni del SSN di effettuare gli ordini inerenti agli acquisti di servizi tramite l’NSO, in modo da potenziare il monitoraggio della spesa sanitaria e l’appropriatezza delle prescrizioni mediche. Dal primo gennaio 2022 invece anche le fatture di servizi devono riportare gli estremi dei corrispondenti ordini validati da NSO, condizione necessaria per essere liquidate e messe in pagamento.
Stiamo assistendo ad un processo nato nell’ottica di avviare il passaggio da una gestione cartacea degli ordini e degli appalti ad una modalità completamente elettronica in modo tale da consentire l’automazione dei processi di acquisto e garantire risparmi significativi in termini di tempo e costi.
Resilienza dell’e-procurement sanitario e PNRR
Durante la pandemia ha acquisito maggiore importanza la funzione del procurement sanitario. Al fine di realizzare la digitalizzazione il processo di e-procurement e rendere la Sanità più efficiente e resiliente, anche nell’ottica degli investimenti del PNRR, è quanto mai necessario per le Aziende Sanitarie focalizzarsi su alcuni aspetti fondamentali da cui non si può prescindere e, precisamente:
- Infrastrutture tecnologiche più moderne e interoperabili che garantiscano la gestione dei dati, la loro valorizzazione e protezione.
- Garanzia di sicurezza e privacy – considerando che il 91% degli attacchi cyber nel 2021 è stato perpetrato ai danni della sanità – attraverso l’implementazione rispettivamente di soluzioni di cyber resilience atte a prevenire proattivamente le minacce e di cyber recovery per limitare i danni.
- Maggiore conoscenza del mercato tramite intelligence mirate in modo da efficientare in modo significativo gli acquisti pubblici.
- Formazione di chi si occupa di acquisti in sanità e in quest’ottica va interpretato il pacchetto ProcurCompEU, messo a disposizione dalla Commissione Europea per la professionalizzazione delle competenze negli appalti pubblici unitamente alle iniziative a livello nazionale quali la PNRR Academy e quelle promosse dalla Federazione FARE (Federazione degli Economi e Provveditori della Sanità).
- Maggiore diffusione del Partenariato Pubblico- Privato PPP, in un’ottica di attuazione del PNRR, anche se risulta ancora poco diffuso in Italia per gli acquisti in sanità.
È doveroso ricordare che l’obbiettivo del processo di acquisti sanitario è quello di riuscire a dare valore a un bene o servizio non solo in rapporto al suo costo bensì a tutti i benefici che crea nel sistema. Ovvero: si deve valutare il prodotto/servizio non solo perché consente una riduzione dei giorni di degenza, ma anche perché consente un ritorno della forza lavoro in tempi brevi, con conseguenti risparmi per l’Inps e per l’Inail, e vantaggi anche per il datore di lavoro.
I motivi del rallentamento
Ad oggi, il processo di digitalizzazione del procurement sanitario, oltre che dagli aspetti tecnologici, è soprattutto rallentato da un’inadeguata cultura digitale e da una disomogeneità a livello territoriale. Ne consegue che il settore Sanitario dovrà, quanto prima, attuare strategie atte a garantire:
- Integrazione di tutte le infrastrutture agendo a livello territoriale
- Standardizzazione del Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE)
- Modello comune di gestione dati e documenti sanitari
- Funzionalità in grado di utilizzare i dati disponibili
- Diffusione delle best practice a livello di regioni, enti di ricerca e università che ad oggi sfruttano le potenzialità del FSE
- Flusso di comunicazione e allineamento con il garante della privacy
- Gestione della cybersecurity in conformità a quanto stabilito dalla agenzia Nazionale per la cybersecurity.
Ovvero, nell’ottica del PNRR il procurement sanitario deve attuare non solo il procurement dell’innovazione, ma anche quando il settore potrà contare sull’innovazione del procurement in modo tale da:
- Implementare infrastrutture per la gestione dei dati sanitari che garantiscano l’interoperabilità e condivisione.
- Rendere più snelle le procedure per gli investimenti e garantire la realizzazione dei progetti nei termini previsti.
- Garantire un approccio strutturato, olistico e sinergico.
- Attuare una modernizzazione del settore sanitario non solo in termini di tecnologie ma anche di organizzazione.
- Considerare parametri di net monetary benefit per valutare la qualità dell’attività di procurement.
Risk management, Business continuity e cybersecurity nel procurement sanitario
Anche in ambito sanitario è fondamentale la implementazione dei principi di Risk Management, Business Continuity & Cybersecurity per la gestione nel processo di e-procurement in modo tale da garantire una mitigazione proattiva dei rischi e la continuità della catena di fornitura, svolgendo controlli sui fornitori e fornitori di secondo livello/di terze parti e appaltatori, evitando di compromettere la reputazione della struttura sanitaria. In quest’ottica diventa fondamentale lo sviluppo di strategie di accreditamento che includano audit dei rischi di fornitori per proteggere i pazienti dai danni e per sostenere la due diligence aziendale.
A tal fine, i Risk Manager, i Business Continuity e Cybersecurity manager dovranno operare sinergicamente da un lato con le funzioni di Procurement e Legale per identificare e determinare le politiche da mettere in atto e, dall’altro lato, con la funzione IT per contribuire attivamente alla valutazione delle potenziali tecnologie da adottare in modo tale da semplificare la convalida e il monitoraggio continuo dei fornitori. Inoltre, si dovrà considerare l’inserimento nei contratti di clausole di continuità operativa, sicurezza e compliance alle principali normative di settore e, al contempo, assicurare piani di emergenza, disaster recovery e valutare i sistemi e i processi amministrativi che consentono l’efficienza operativa e finanziaria.
