L’informatizzazione delle attività cliniche può aiutare il Day Hospital oncologico ad affrontare sfide organizzative complesse, legate al fatto che una buona parte di pazienti con malattia oncologica possono essere considerati cronici. Lo dimostra l’esperienza dell’istituto di Candiolo, che analizziamo qui nel dettaglio.
Oncologia, aumentano i casi ma diminuisce la mortalità
In Italia, sono attesi circa 370.000 nuovi casi di patologia oncologica ogni anno, un’incidenza in lieve ma costante incremento legata all’aumento dell’età media della popolazione unitamente all’effetto di fattori ambientali e dello stile di vita (sedentarietà, alimentazione, ecc.). Tuttavia, per la maggior parte dei tumori, la mortalità risulta essere in costante decremento. Le ragioni di questo importante risultato risiedono nella maggiore efficacia dei trattamenti oncologici e, per alcune neoplasie, l’attuazione su ampia scala di programmi di screening, volti a diagnosticarle in una fase precoce e quindi più curabile. La terapia medica oncologica consta della somministrazione di farmaci finalizzata a ridurre le ricadute di malattia in tumori diagnosticati in fase operabile (trattamenti adiuvanti) o a contenere la progressione di malattia in tumori in fase metastatica. Nella maggior parte dei casi, i trattamenti oncologici vengono somministrati nel corso di ricovero diurno in un’apposita struttura che che, a prescindere dal regime amministrativo, definiamo di Day Hospital.
Varietà e complessità dei trattamenti oncologici
Nel corso degli anni, sono avvenuti essenzialmente due fenomeni che hanno concorso ad incrementare la varietà e la complessità dei trattamenti oncologici che possono essere somministrati in regime di ricovero diurno. Da una parte la tassonomia tumorale è stata profondamente riscritta grazie alla migliore conoscenza delle cause del cancro e della sua evoluzione. Il risultato è che il numero di entità clinicopatologiche con cui ci si misura quotidianamente è aumentato. I tumori, originariamente classificati in base all’organo di origine, sono ora ulteriormente stratificati sulla base delle anomalie genetiche e/o molecolari che li caratterizzano.
L’oncologia di precisione
Lo scenario è in ulteriore evoluzione nell’ambito di quella che viene definita l’oncologia di precisione, e cioè il massimo livello di personalizzazione del trattamento basato sulla più profonda conoscenza delle cause che hanno determinato e sostengono il tumore in un singolo individuo. Il secondo fenomeno, strettamente collegato al precedente, è quello dell’ampliamento dell’armamentario terapeutico a disposizione. Un tempo, questo era basato prevalentemente su farmaci chemioterapici citotossici ad uso endovenoso, caratterizzati da tossicità derivanti dal fatto di agire anche sui tessuti sani, oltre che su quelli tumorali. Queste peculiarità rendevano abbastanza uniforme il percorso dei pazienti oncologici in Day Hospital (schematizzato nella figura 1).
Figura 1. Percorso del paziente oncologico in trattamento chemioterapico
I diversi profili di tossicità dei farmaci
Attualmente, considerato anche che una buona parte di pazienti con malattia oncologica possono essere considerati cronici, sono disponibili farmaci con diversa via di somministrazione (orali, sottocute, intramuscolo), con profilo di tossicità molto differente e spesso ridotto rispetto ai chemioterapici convenzionali, con diverso meccanismo d’azione (es. farmaci volti a sollecitare il sistema immunitario, farmaci a bersaglio molecolare), e di diverso impegno per il paziente e per la struttura.
Questi due livelli di complessità costituiscono una sfida organizzativa per il Day Hospital Oncologico, sfida che all’Istituto di Candiolo è stata affrontata attraverso un processo più ampio di informatizzazione delle attività cliniche e di profonda riflessione su come far convivere situazioni cliniche e terapeutiche così diverse, inclusi gli imprevisti che connotano l’attività assistenziale in campo oncologico, mantenendo la centralità del paziente e ponendo particolare enfasi su accoglienza e accompagnamento nelle varie fasi del processo stesso.
L’esperienza dell’Istituto di Candiolo – IRCCS
L’istituto di Candiolo, primo IRCCS del Piemonte riconosciuto dal Ministero della Sanità, è un centro specializzato nel trattamento delle patologie oncologiche, per alcune delle quali si configura come riferimento internazionale, ed è inserito nella Rete Oncologica del Piemonte-Valle d’Aosta. Dotato di 150 posti letto, l’Istituto eroga più di 1 milione e 200 mila prestazioni ambulatoriali e dimette più di 6.000 pazienti ogni anno.
Il servizio di Day Hospital Oncologico dell’Istituto di Candiolo – IRCCS rappresenta una della attività principali dell’ospedale dato anche il suo carattere di specializzazione.
Una profonda riorganizzazione del servizio
L’incremento della domanda, il sovraffollamento delle strutture di accettazione e attesa, la difficoltà ad indirizzare il paziente al percorso all’interno della struttura da seguire (sia in senso clinico sia in senso logistico) e infine gli obblighi dovuti alla normativa sulla privacy che richiedono di comunicare con il paziente attraverso codici numerici e non tramite chiamata nominativa, hanno imposto una riorganizzazione del servizio così profonda da richiedere l’edificazione di una nuova area dell’istituto specificamente progettata per adattarsi al percorso oncologico in Day Hospital. In occasione della realizzazione della nuova area destinata al Day Hospital Oncologico, si è avvertita l’esigenza di ridefinire il processo organizzativo legato ai temi dell’accoglienza che potesse rappresentare al meglio la visione dell’Istituto di Candiolo – IRCCS.
In questo senso la Direzione Sanitaria con il pieno supporto dei Sistemi Informativi Aziendali e dell’azienda Artexe, ha deciso di implementare un sistema di Customer Flow Management che potesse migliorare – anche grazie a soluzioni di comunicazione digitali – l’esperienza dei pazienti che fruivano dei percorsi curativi legati al Day Hospital Oncologico.
Progettazione ed attuazione
In una prima fase di progettazione, elementi rappresentativi di tutte professionalità e funzioni coinvolte (medici, caposala, amministrativi, direzione sanitaria, ICT) hanno condotto una profonda analisi per ricondurre la complessità operativa descritta nell’introduzione in pochi percorsi standard, costruiti sulla tipologia di risorse assorbite, tra cui:
- accettazione amministrativa,
- prelievo per esami diagnostici,
- accoglienza infermieristica,
- visita specialistica,
- presa in carico infermieristica,
- prenotazione poltrona di infusione,
- infusione della terapia chemioterapica,
- dimissione amministrativa,
- eventuale consegna dei farmaci alla dimissione.
L’analisi ha prodotto l’algoritmo presentato nella figura 2, da cui sono stati estratti 5 percorsi di Day Hospital ed uno per le sole visite ambulatoriali.
Figura 2. Algoritmo riassuntivo delle diverse tipologie di percorso
Gli elementi tecnologici innovativi
Il secondo passaggio è stato quello di focalizzare sulle finalità ultime della nuova organizzazione, che sono state così definite:
- Esaltare la centralità del paziente mettendolo maggiormente a proprio agio durante le diverse fasi del percorso, consentendogli di identificare senza sforzo fasi e luoghi relativi al suo specifico percorso.
- Ottimizzare il passaggio da una fase all’altra del percorso, recuperando tutti i tempi morti per il potenziamento del rapporto paziente operatore (medico, infermiere, ecc).
Per rispondere a queste esigenze, la nuova area del Day Hospital è stata dotata di elementi tecnologici innovativi, quali kiosk multifunzione, display di comunicazione (figure 3 e 4) e visori ambulatoriali (figura 5); questo al preciso scopo di costituire dei touch point digitali che unitamente alla professionalità degli operatori coinvolti, permettessero al paziente di ricevere adeguate informazioni e sentirsi effettivamente sia accolto, sia parte attiva di un processo complesso come quello dei trattamenti di Day Hospital Oncologico.
Figura 3.
All’ingresso il paziente ritira, presso un totem, un primo ticket con codice di chiamata allo sportello di accettazione amministrativa. Una volta identificato il suo percorso oncologico, attraverso il rilascio di un ulteriore ticket di dettaglio che ne riassume le tappe, il paziente ha modo di conoscere quali e quante sono le fasi del percorso per il trattamento programmato e dove queste avranno luogo.
Le medesime informazioni, nel rispetto della privacy attraverso un codice alfanumerico, sono comunque riportate sui display di comunicazione presenti in tutta la struttura. Il personale sanitario, tramite PC e tablet, è sempre aggiornato della presenza dei pazienti in sala e del tipo di percorso che stanno svolgendo e può effettuare la chiamata di un paziente libero da altre attività tramite chiamata sui display, riportare il paziente in attesa dopo l’attività svolta, chiamare un accompagnatore per il paziente, ecc.
Risultati e prospettive future
Il progetto ha consentito di incrementare il numero di pazienti gestiti al giorno (+10% rispetto al precedente Day Hospital situato in altra ala dell’Istituto con un diverso assetto organizzativo), a fronte di una migliore efficienza di tutti i processi coinvolti, e di migliorare e rendere immediata la condivisione delle informazioni cliniche attraverso gli stessi sistemi già in uso negli altri reparti dell’Azienda. Sono stati adottati piani di formazione verticali per coinvolgere il personale, con formazione in aula e training on the job. Inoltre, durante i primi giorni di avvio delle nuove procedure, è stata prevista la presenza di personale che fornisse ai pazienti le informazioni necessarie a comprendere i messaggi visualizzati sui display e a guidare i pazienti nel loro percorso. Ad oggi, i pazienti percepiscono un notevole aumento della qualità del servizio di cura (99% di feedback positivi nei questionari di valutazione).
Un’app per fornire ai pazienti info real-time
Attualmente si sta valutando di introdurre una App che, collegandosi al sistema di gestione del percorso, fornisca ai pazienti in tempo reale informazioni sullo stato delle code, oppure dispositivi che tramite vibrazione richiamino il paziente nell’area di pertinenza, lasciandolo libero di spostarsi a piacimento nel frattempo.
In ultimo, il sistema di chiamata dei pazienti consente il monitoraggio delle tempistiche di transito dei pazienti attraverso i vari passaggi del percorso. Integrato con la cartella clinica elettronica ed il sistema di gestione informatizzata della farmacia, ciò consente di ottenere dati di Clinical Intelligence di fondamentale per affrontare le prossime sfide organizzative del Day Hospital Oncologico.
Figura 4. Visore che riassume lo stato attuale di ciascun paziente in percorso
Figura 5. Interfaccia di chiamata da parte del personale (medici, infermieri, amministrativi)
